Tytuł: Firmę prowadzisz na minusie? Zobacz, czy można zamknąć firmę ze stratą i co wtedy zrobić!
Autor: Michał Wysocki
Data publikacji: 12 listopada 2025
Ostatnia aktualizacja: 12 listopada 2025
Prowadzenie działalności gospodarczej nie zawsze kończy się sukcesem. Czasem, mimo wysiłku i inwestycji, firma generuje straty, a przedsiębiorca stoi przed trudną decyzją – czy można zakończyć działalność, jeśli bilans jest ujemny?
W tym artykule wyjaśniamy, czy można zamknąć firmę ze stratą, jakie są tego skutki podatkowe i księgowe, oraz co zrobić, by zakończenie działalności nie pociągnęło za sobą dodatkowych problemów.
W tym artykule dowiesz się:
- czy można zlikwidować firmę, gdy nie osiąga zysków,
- jakie formalności należy wypełnić,
- co dzieje się ze stratą po zamknięciu działalności,
- jak wygląda kwestia podatków i ZUS,
- jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy w podobnych sytuacjach.
Czytaj więcej…
Spis treści:
- Czy można zamknąć firmę ze stratą?
- Skutki podatkowe zamknięcia firmy z ujemnym bilansem
- Rozliczenie straty w działalności gospodarczej
- Zamknięcie firmy a zaległości wobec ZUS i urzędu skarbowego
- Formalności przy likwidacji działalności gospodarczej
- Co zrobić z majątkiem firmowym przy zamknięciu firmy?
- Jak uniknąć błędów przy zamykaniu firmy ze stratą?
- Podsumowanie – zamknięcie firmy ze stratą krok po kroku
Czy można zamknąć firmę ze stratą?
Tak – można zlikwidować firmę, nawet jeśli generuje stratę. Prawo nie zabrania zakończenia działalności gospodarczej w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie osiąga zysku. Istotne jest jednak odpowiednie rozliczenie wszystkich należności i zobowiązań.
Zamknięcie firmy ze stratą to w praktyce częsty przypadek, zwłaszcza wśród mikroprzedsiębiorców i osób samozatrudnionych, które nie znalazły wystarczającej liczby klientów lub poniosły zbyt duże koszty w stosunku do przychodów.
Nie trzeba więc „czekać na zysk”, aby zakończyć działalność. Wystarczy uregulować wszystkie sprawy formalne, rozliczyć podatki i zgłosić likwidację w odpowiednich urzędach.
Skutki podatkowe zamknięcia firmy z ujemnym bilansem
Zamknięcie firmy ze stratą nie oznacza, że przedsiębiorca uniknie obowiązków podatkowych. Nawet jeśli w danym roku działalność była nierentowna, trzeba sporządzić i złożyć zeznanie roczne PIT (dla jednoosobowych działalności gospodarczych – zazwyczaj PIT-36 lub PIT-36L).
W deklaracji wykazuje się stratę, która – co ważne – może być rozliczana w kolejnych latach podatkowych.
Stratę z działalności można odliczyć od dochodu w pięciu kolejnych latach, jednak nie więcej niż 50% tej straty w jednym roku. Oznacza to, że likwidacja firmy nie przekreśla możliwości „odzyskania” części poniesionych kosztów w przyszłości – np. po założeniu nowego biznesu.
Rozliczenie straty w działalności gospodarczej
Przykład:
Jeśli przedsiębiorca w 2024 roku zanotował stratę w wysokości 40 000 zł, a w 2025 roku osiągnie dochód 30 000 zł, może odliczyć maksymalnie 20 000 zł z poprzedniej straty. Resztę – pozostałe 20 000 zł – można rozliczyć w kolejnych latach.
To rozwiązanie daje przedsiębiorcom pewne „bezpieczne wyjście” z sytuacji, gdy działalność nie przyniosła zysków, a mimo to poniesiono realne wydatki i inwestycje.
Kluczowe jest jednak zachowanie dokumentacji księgowej i dowodów poniesionych kosztów, które mogą zostać wykorzystane przy rozliczeniach w kolejnych okresach.
Zamknięcie firmy a zaległości wobec ZUS i urzędu skarbowego
Zanim firma zostanie oficjalnie zamknięta, należy uregulować wszelkie zobowiązania wobec instytucji publicznych – ZUS, urzędu skarbowego, kontrahentów.
ZUS wymaga złożenia formularza ZUS ZWUA, który wyrejestrowuje przedsiębiorcę z ubezpieczeń. Jeśli przedsiębiorca zalega ze składkami, ZUS nie zablokuje procesu zamknięcia firmy, ale będzie nadal dochodził należności.
W przypadku urzędu skarbowego ważne jest, by złożyć ostatnie deklaracje VAT (jeśli firma była płatnikiem) oraz rozliczyć podatek dochodowy. Urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę w zakresie rozliczenia likwidacji majątku firmowego, więc warto zachować wszystkie dokumenty księgowe przez minimum 5 lat.
Formalności przy likwidacji działalności gospodarczej
Zamknięcie działalności gospodarczej w Polsce wymaga kilku kluczowych kroków:
- Złożenie wniosku o wykreślenie działalności w CEIDG (formularz CEIDG-1).
- Wyrejestrowanie z ZUS – formularz ZUS ZWUA oraz ZUS ZWPA.
- Sporządzenie remanentu likwidacyjnego (dla celów VAT).
- Złożenie ostatnich deklaracji podatkowych.
- Zamknięcie kont firmowych, umów i rachunków bankowych.
- Przechowywanie dokumentacji – minimum przez 5 lat od daty zamknięcia.
To nie tylko formalność – nieprawidłowe zakończenie działalności może skutkować błędami w rozliczeniach, a nawet odpowiedzialnością finansową za nierozliczone podatki.
Co zrobić z majątkiem firmowym przy zamknięciu firmy?
Majątek firmowy (np. sprzęt, samochody, wyposażenie biura) musi być odpowiednio rozliczony przy likwidacji.
Jeśli przedsiębiorca zatrzyma sprzęt na własne potrzeby, może być zobowiązany do zapłaty podatku VAT od wartości tego majątku.
W przypadku sprzedaży środków trwałych – np. samochodu służbowego – należy wystawić fakturę sprzedaży i uwzględnić ją w ostatnim rozliczeniu VAT.
Jeśli jednak majątek nie ma już wartości handlowej (np. sprzęt jest zużyty), można go odpisać jako koszt lub zlikwidować protokolarnie, co należy udokumentować w księgach.
Jak uniknąć błędów przy zamykaniu firmy ze stratą?
Najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców to:
- brak sporządzenia remanentu likwidacyjnego,
- niezamknięte konta rozrachunkowe z kontrahentami,
- niewyrejestrowanie działalności z ZUS i CEIDG,
- błędne rozliczenie straty w kolejnych latach podatkowych,
- przeoczenie obowiązku przechowywania dokumentacji.
Aby uniknąć problemów, warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego lub doradcy podatkowego. Profesjonalista pomoże prawidłowo zamknąć działalność i doradzi, jak rozliczyć stratę zgodnie z przepisami.
Podsumowanie – zamknięcie firmy ze stratą krok po kroku
Zamknięcie firmy ze stratą jest jak najbardziej możliwe, ale wymaga staranności i świadomości obowiązków wobec urzędów. Strata nie oznacza końca drogi – można ją rozliczać w przyszłych latach, co może przynieść wymierne korzyści podatkowe.
Najważniejsze to zadbać o:
- pełną dokumentację finansową,
- prawidłowe rozliczenie podatków,
- wyrejestrowanie z ZUS i CEIDG,
- rozliczenie majątku firmowego.
Decyzja o zamknięciu firmy nigdy nie jest łatwa, ale przeprowadzenie jej zgodnie z przepisami pozwoli rozpocząć nowy rozdział bez zbędnych obciążeń.